〈職場特派員〉善用空間感 領導力大加分
| 2015-03-30
文／吳育宏
好的管理者需要什麼條件，差勁的管理者又有什麼特質？太多教科書和商業報導在談論這個話題。關於管理，「評論家」總是多如過江之鯽，而且不容易找出放諸四海皆適用的準則。
但是當一名管理者在主持會議、協調問題或教導、激勵員工時，管理能力的優劣便真實地呈現在眼前，而團隊成員就是最客觀、公正的評論者。指令明不明確、方向可不可行，團隊因為管理者介入而提高了「助力」還是增加了「阻力」，都會反映在工作士氣和成果上。
好的指令 來自好的空間感
過去當我扮演部屬的角色，我很清楚體會到管理領導的好與壞，為第一線同仁帶來多巨大的差異。因此，當我開始被賦予管理者的權力和責任時，心境上稱之「如履薄冰」一點也不為過。我認為有能力給予正確、可行的指令，是好的管理者首要條件，其中關鍵在於這位管理者有沒有好的「空間感」。
從「物」的管理談起。當專案經理要對庫存、運輸等問題做出決策，有些人只看報表上生硬的數字，對現場操作可能遇到的問題沒有深入掌握，就很容易產生錯誤判斷。但是有「空間感」的主管，對一批貨物的重量、材積、運輸成本等，都有貼近實務的理解，又可說具有「身歷其境」的畫面在腦中，決策的品質跟可行性當然也就大不相同。
想像虛擬組織圖 任務分配有所本
同樣道理也可以用在「組織管理」。當主管要宣導新制度、分配新工作，他對任何「改變」所可能耗費的時間和資源，同仁理解、執行、應用的程度高低，也要有「空間感」。有時候可能是複雜的任務給同仁太少時間，有時則是簡單的任務分配過多資源，過與不及都不是好的管理作為。如果主管對第一線執行的細節沒辦法耐下心來親自瞭解，就會經常出現難以執行的指令。所以對團隊成員的能力、時間，以及工作的難易與否、輕重緩急都要有所掌握，如同管理者腦海中有一張「虛擬的組織圖」一般，我感覺這也是一種「空間感」的意涵。
生產線腦中成形 控管流程有效率
管「物」、管「人」都要空間感，管理「流程」當然也不例外。我們可以觀察到有人討論品質問題時沒有抓到重點，原來是他對生產流程完全陌生，腦中沒有產品從加工、組裝到測試的實際畫面，只從報告的文字和數字做研究，檢討改善就搔不到癢處。另外我們也看過會議流暢、有效率，專案成果卓越的管理者，他們有效領導專案團隊的秘訣，多是對流程可能遇到的障礙能正確預測，這也來自於對實務現場的熟悉。
建立空間感 發揮優質管理天分
自從體會到「空間感」的重要之後，我也習慣用更多「螢幕以外」的工具來建立空間感。把問題寫在紙上、畫在白板上，更重要的是多走到問題現場觀察和討論，同時鼓勵身邊同事也用相同的方法，我深信許多務實可行的決策都是建立在空間感上，而它也是優秀經理人必備的DNA。